# Como fazer o onboarding de uma nova agência sem perder ritmo — Citeo

> Para fazer o onboarding de uma nova agência sem perder ritmo, prepare acessos e materiais antes do início, faça uma imersão estruturada, mantenha campanhas...

Fonte: https://citeo.com.br/artigo/onboarding-de-nova-agencia-sem-perder-ritmo · Atualizado em 21/10/2026

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 Crescimento# Como fazer o onboarding de uma nova agência sem perder ritmo

 **Redação Citeo** Publicado em 16/10/2026 Revisado em 16/10/2026 5 min de leitura 

  Resposta rápidaPara fazer o onboarding de uma nova agência sem perder ritmo, prepare acessos e materiais antes do início, faça uma imersão estruturada, mantenha campanhas ativas durante a transição, defina metas para os primeiros 90 dias e combine rituais de acompanhamento desde a primeira semana.

 

Fazer o onboarding de uma nova agência sem perder ritmo depende de preparação antes do primeiro dia. Os pontos centrais são liberar acessos e materiais com antecedência, conduzir uma imersão estruturada no negócio, manter as campanhas que funcionam ativas durante a transição, definir metas para os primeiros 90 dias e estabelecer rituais de acompanhamento desde a primeira semana. Quando isso falta, a agência passa semanas apenas tentando entender o cenário.

## Por que o onboarding de agência costuma atrasar resultados?

A troca de agência, ou a contratação da primeira, cria um período de adaptação inevitável. A nova equipe precisa entender o produto, o público, o histórico de campanhas e o processo comercial antes de propor mudanças relevantes.

O atraso costuma vir de causas evitáveis: acessos que demoram a ser liberados, materiais espalhados, decisores indisponíveis, falta de histórico de resultados e expectativa de que tudo mude na primeira semana. Um plano de onboarding resolve a maior parte desses problemas.

## O que preparar antes do primeiro dia?

A preparação pode começar assim que o contrato é assinado. Uma lista básica:

- **Acessos**: contas de anúncio, ferramentas de analytics, gerenciador de tags, CRM, plataforma de automação, site e redes sociais, sempre com usuários individuais e permissões adequadas.
- **Materiais de marca**: manual de identidade visual, tom de voz, logotipos, imagens e peças anteriores.
- **Histórico**: relatórios de campanhas, resultados por canal, testes já realizados e aprendizados.
- **Informações comerciais**: perfil de cliente ideal, principais objeções, ciclo de vendas, ticket médio e argumentos de venda.
- **Pessoas**: quem aprova peças, quem responde a dúvidas técnicas e quem decide sobre orçamento.

Se houver uma agência anterior, combine a transição com antecedência. Contas, públicos, criativos e relatórios devem estar em nome da empresa para que nada se perca na troca.

## Como estruturar os primeiros 90 dias?

PeríodoFocoEntregáveis esperadosSemanas 1 e 2Imersão e diagnósticoReuniões com marketing, vendas e liderança; auditoria de contas e siteSemanas 3 e 4Plano de açãoDiagnóstico documentado, prioridades e metas acordadasMeses 2 e 3Execução e ajustesPrimeiras otimizações, novos testes e relatórios com análiseFim do mês 3Revisão formalAvaliação de resultados, aprendizados e plano do trimestre seguinte

Esse cronograma é uma referência. Projetos maiores podem exigir mais tempo de diagnóstico; projetos focados em um único canal podem andar mais rápido.

### Imersão

Na imersão, a agência deve ouvir mais de uma área. Conversas com vendas e atendimento revelam a linguagem real dos clientes, as objeções frequentes e o que diferencia a empresa na prática. Sempre que possível, a agência deve acompanhar ligações de vendas ou ler registros de atendimento.

### Diagnóstico

O diagnóstico registra o ponto de partida: como estão as campanhas, a estrutura de rastreamento, o site, o funil e os indicadores. Esse documento é a linha de base contra a qual os resultados serão comparados.

## Como manter o ritmo durante a transição?

O erro mais comum é pausar tudo até a nova agência "assumir de vez". Isso interrompe a geração de demanda e apaga aprendizados dos algoritmos de mídia.

Algumas regras ajudam:

1. Mantenha ativas as campanhas que têm bom desempenho até que a nova agência faça o diagnóstico.
2. Evite reestruturar todas as contas de anúncio de uma vez; prefira mudanças graduais.
3. Defina quem é responsável por cada canal em cada fase da transição.
4. Combine um período de sobreposição com a agência anterior, quando possível.
5. Registre as mudanças feitas, com data, para entender o efeito de cada uma.

## Qual o papel do responsável interno?

Toda agência precisa de um ponto focal do lado do cliente: uma pessoa com tempo reservado para responder dúvidas, reunir aprovações e destravar decisões. Sem esse papel, a agência espera respostas e o cronograma escorrega.

Nas primeiras semanas, o responsável interno deve dedicar mais tempo do que nos meses seguintes. É ele quem apresenta a agência às outras áreas, organiza o acesso a informações e garante que as prioridades combinadas não mudem a cada reunião. Também cabe a ele registrar as decisões tomadas, para que fiquem claras para os dois lados.

## Quais metas definir no início?

As metas dos primeiros 90 dias devem ser realistas e combinar entregas e resultados.

- **Metas de entrega**: diagnóstico concluído, rastreamento corrigido, novas campanhas no ar, calendário de conteúdo aprovado.
- **Metas de resultado**: manter ou melhorar indicadores como CAC (custo de aquisição de cliente), volume de MQL (lead qualificado pelo marketing) e taxa de conversão em oportunidades.

**Exemplo hipotético**: uma empresa define que, no primeiro trimestre, a agência deve corrigir o rastreamento de conversões, manter o custo por oportunidade próximo ao histórico e lançar dois testes de mensagem. No segundo trimestre, a meta passa a ser reduzir o custo por oportunidade. A sequência reconhece que não se otimiza o que não se mede corretamente.

## Que rituais de acompanhamento combinar?

Rituais regulares evitam que dúvidas se acumulem e que a empresa só descubra problemas no relatório mensal.

- Reunião semanal curta de status nas primeiras semanas.
- Relatório mensal com análise, não apenas números.
- Revisão trimestral com a liderança, focada em resultados e decisões.
- Canal direto para dúvidas rápidas, com prazo de resposta combinado.

Também é útil definir desde o início como o time de vendas dará retorno sobre a qualidade dos leads. Sem esse retorno, a agência otimiza volume, não negócio.

## Quais sinais mostram que o onboarding vai bem?

- O diagnóstico traz informações novas, e não apenas o que a empresa já sabia.
- A agência faz perguntas sobre vendas, margem e clientes.
- As prioridades estão documentadas e acordadas.
- Os prazos de entrega da fase inicial estão sendo cumpridos.

## Próximo passo

Se a sua empresa ainda está escolhendo a agência, compare opções verificadas em [/empresas/marketing](/empresas/marketing) e use o [comparador](/comparar) para avaliar as finalistas. Na Citeo, você contata diretamente as empresas que reivindicaram o perfil e recebe avisos por e-mail.

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## Perguntas frequentes

### Quanto tempo dura o onboarding de uma agência?

A fase de imersão e diagnóstico costuma ocupar as primeiras semanas, e o ciclo completo de adaptação é normalmente planejado para os primeiros 90 dias. O prazo varia com o porte do projeto e o número de canais. O importante é ter etapas e entregas definidas para cada fase.

### Devo pausar as campanhas durante a troca de agência?

Em geral, não. Pausar campanhas interrompe a geração de demanda e pode apagar aprendizados acumulados nas plataformas de mídia. O mais seguro é manter o que funciona e fazer mudanças graduais após o diagnóstico.

### O que fazer se a agência anterior não entregar os acessos?

Se as contas estão em nome da empresa, é possível recuperar o controle diretamente nas plataformas. Se estão em nome da agência anterior, a transferência depende de negociação e do que prevê o contrato. Por isso, a titularidade das contas deve estar garantida em contrato desde o início de qualquer parceria.

### Quem deve participar da imersão com a nova agência?

Além do time de marketing, devem participar representantes de vendas, atendimento e liderança. Cada área traz uma visão diferente sobre clientes, objeções e prioridades. Essa visão completa reduz o risco de a agência trabalhar com premissas erradas.

  

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